档案信息资源开发利用的思考

作者：谭滢

来源：《办公室业务·上半月》2020年第05期

【摘要】为了提升档案信息的利用率，档案信息资源开发利用工作的展开受到了更多关注。基于此，本文从必要性与重要性两方面入手，强调了档案信息资源开发利用的价值。同时，提出了更新档案管理观念、加强档案管理软硬件设施建设、重点展开档案信息化建设、优化档案资源结构、依托先进技术展开信息挖掘这些档案信息资源开发利用的创新策略。 【关键词】档案管理;信息资源;利用率

档案信息资源属于组织内部资源，能够反映组织的实际情况，具有极高的应用价值，需要相关管理人员进行重点的开发利用。对于档案信息资源开发利用而言，其主要对档案信息展开二次加工与整合，获取档案中隐藏的价值信息，并将其再次应用于组织实践。可以看出，档案信息资源开发利用极为必要，探讨其创新策略具有极高的现实意义。 一、档案信息资源开发利用的价值分析

（一）档案信息资源开发利用的必要性分析。1.组织发展的现实需要。在组织的发展与实际运营中，会产生大量的信息资源，且多数以档案文件的方式表现出来。对于组织而言，这些档案信息资源不仅反映着其运营实际情况，还包含着大量的隐藏价值，能够为组织决策提供支持。依托档案信息资源的开发利用，能够将档案中包含的隐藏价值挖掘出来，促使组织形成科学决策，也为组织提供了更准确的前进方向。可以说，档案信息资源开发利用是组织发展的现实需要，需要重点落实。2.实现信息资源价值的必然选择。对于档案信息资源的开发利用来说，其实际上是对组织内现有的档案信息资源展开再次的整理与加工，挖掘其中隐藏的有价值资源。若是不进行档案信息资源的开发利用，则会促使一些潜藏的高价值信息被掩埋，导致信息资源的浪费。基于此，依托档案信息资源的开发利用，能够将档案中包含的高价值信息尽可能挖掘出来并投入使用，是实现信息资源价值的必然选择。

（二）档案信息资源开发利用的重要性分析。当前，社会形势有所改变，对于信息资源的利用率有了更多的要求，也提供了较多的信息深入挖掘的手段。在这样的大背景下，落实档案信息资源开发利用极为重要，相应工作的可行性也有所提升。依托档案信息资源的开发利用，能够促进多种资源社会利用效益的增强，促进资源的可持续利用。同时，可以保证管理活动的针对性与时效性，避免资源浪费与管理水平降低。 二、档案信息资源开发利用的创新策略

（一）更新档案管理观念。现阶段，社会总体环境已经发生较大的改变，在组织文书档案管理中，工作内容、工作量以及工作模式均有所变更。通常来说，文书档案管理工作（党校）内容主要包括党内文件、行政职能工作中形成的文件、党史编研相关资料、党校教学相关资料等等。在新时期背景下，组织中文书档案的内容与数量均有所增加，为了推动组织更好发展以及决策的科学形成，需要重点落实档案信息资源的开发利用。为了实现这一目标，相关工作人员要更新档案管理观念，转变传统的单纯管理理念，重视档案内容与价值的深入挖掘。换言之，要将文书档案资源视为可利用资源，并进行功能挖掘。例如，在管理党史编研相关资料中，可以重点总结其中的主要内容，实现研究成果的再开发;在管理党校教学相关资料中，可以分析其中存在问题、总结先进教学方法，以此支持其他内容教学的更好展开。

（二）加强档案管理软硬件设施建设。依托近几年档案信息资源开发利用的实践经验能够了解到，在档案信息资源开发利用工作中，需要现代化技术及其设备的支持，不仅能够降低相关管理人员的工作量，还能够促进档案资源开发利用的实际效果。基于这样的情况，应当进一步加大对档案管理工作的资金投入，完善相关工作的软硬件设施建设。在此过程中，需要重点完成以下几项工作：第一，购置先进硬件设备，主要包括计算机设备、激光扫描仪、数字化扫描录入设备等等。第二，配置配套的管理软件，包括与数据信息采集、加工整合、分析、安全保护等方面相关的软件，为档案信息的分类管理、深入挖掘、智能开发、高效利用提供支持。 （三）重点展开档案信息化建设。就当前的情况来看，落实档案信息化建设是必然选择，其不仅更新了档案管理的形式，也为档案信息资源开发利用提供支持。基于这样的情况，应当在档案收集整理、立卷、开发利用等环节中引入信息技术以及网络技术。在此基础上，还要建立起数字档案馆，推动存量档案数字化、增量档案电子化发展，为档案信息资源开发利用提供丰富、全面的信息。笔者认为，还需要落实档案管理的智能化建设。具体来说，就是使用信息技术、智能化技术简化档案管理工作，优化档案信息查找、输入与输出流程，在保证管理质量的条件下提升档案信息录入与查找速度。为了实现上述目标，展开档案信息数字化极为必要。在此过程中，相关人员需要重点完成以下几项工作：第一，合理选择档案资源。在传统的档案管理工作中，普遍使用了纸质档案，不仅查找时间较长，而且其资源额利用难度更大。因此，需要将档案信息资源转变为数字化形式。但是，由于现有的纸质档案数量庞大，全部转化的耗时较长且效率低下，这就要求着相关工作人员选择合适的档案进行数字化转变。笔者认为，可以将档案进行等级划分，对于一些涉及保密机要、日常事务管理等重要、常用文件先进行数字化，之后再结合重要性的不同完成其他档案的数字化转换，以此保证工作效率。第二，扫描参数系统的优化设置。利用扫描，能够将纸质文档迅速转变为数字化信息。此时，相关人员必须选择分辨率相对较高的扫描机器，并选择合适的系统参数，提升转换信息的准确性。 （四）优化档案资源结构。为了保证档案信息资源开发利用工作的效果，必须要保证档案资源的充足与全面。此时，要求相关人员进行档案资源结构的优化，具体应完成：第一，扩大档案信息资源的收集范围，将组织生产经营、管理、科研等活动中形成的信息资源（多种载体形式及种类）均纳入档案管理的范畴中，保证档案信息资源开发利用的原始资料充足。第二，

构建并落实档案征集制度，促使保存在个人手中的档案资料递交至档案管理部门，并展开收集归档，以此保证档案的系统与齐全。

（五）依托先进技术展开信息挖掘。在档案信息资源开发利用工作中，要积极引入云计算、大数据等先进技术，实现档案信息资源的多角度、多层次挖掘，提取其中的知识成果与信息元素，经过加工整合后展开利用，促使档案资源价值增值。同时，要加强档案管理人员的专业培训，确保其掌握网络技术、云计算以及大数据技术，且能够熟练使用，以此保证档案信息资源综合分析与深入挖掘的效果，促使更多隐藏在档案中高价值信息转变为生产力。 三、总结

综上所述，现阶段，落实档案信息资源开发利用有着重要意义，也具有极高的必要性。通过更新档案管理观念、加强档案管理软硬件设施建设、重点展开档案信息化建设、优化档案资源结构、依托先进技术展开信息挖掘，提升了档案信息资源开发利用的效率，实现了档案管理的工作升级，为组织发展提供了更多支持。 【参考文献】

[1]宋芳.档案信息資源开发利用的创新与思考[J].办公室业务，2019（09）：51. [2]刘阳阳.对档案信息资源开发利用工作改革与创新的几点思考[J].城建档案，2018（09）：82-84.