不同的事务信函要达到的目的各不相同，例如求职信、拒聘信、
询问信、投诉信等等。事务信函书写的好坏关系到事务洽谈的成败。因此，写事务信函时，要具有高超的驾驭语言的能力，按固定格式写。
事务信函的格式由八个部分构成：
发信人公司名称和地址（信头）；收信人公司名称和地址（信内地址）；称呼；信体；结束语；落款；发文编号；附言.
● 信头包括发信人所在单位的名称、地址、邮政编码、电话、电传、电子邮件信箱及发信日期，写在信纸的右上方。
● 信内地址包括收信人所在单位的名称或收信人的地址，必须同左边的空白处取齐，与信头间隔二行至四行的距离为佳。
● 书信开头客气称呼的方式取决于写信人与收信人之间的关系。规范的称呼通常是：dear sir, dear madam, dear mr. smith, dear miss green, dear mrs. brown, dear ms. jane，gentlemen。
● 信的主体可由一段或多段组成，全从左边空白处写起或缩行二个字母至四个字母的距离。
● 常用的书信结尾有：yours truly, yours sincerely, yours cordially, yours respectfully。
贸易关系用：yours truly, yours sincerely
贸易及朋友关系用：yours cordially
与上级关系用：yours respectfully
给年长者或位尊者用：yours very respectfully
● 落款时，写信人必须在印刷体的名字上方签上自己的姓名。
● 发文编号：抄送人将姓名用小写缩写写在签名下方空一行处，以示对信件负责。
● 附件用enclosure标明。
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